표준 운영 절차(SOP, Standard Operating Procedure)
표준 운영 절차(SOP)는 작업자가 일상적인 작업을 수행하는 데 도움을 주기 위해 조직에서 작성한 단계별 지침 모음입니다. SOP의 주요 목적은 효율성, 품질 출력 및 성능의 균일성을 달성하는 동시에 잘못된 의사소통과 업계 규정 준수 실패를 줄이는 것입니다.
SOP는 규제 표준을 준수해야 하는 복잡한 작업에 특히 중요합니다. 프로세스 관리를 중요하게 생각하는 기업에서는 일상적인 활동을 관리하기 위해 SOP를 사용합니다. SOP는 일상적인 활동을 올바르게 수행하기 위해 수행해야 하는 단계별 프로세스를 설명할 뿐만 아니라 예외 처리 절차도 포함합니다.
또한 SOP는 간단하고 이해하기 쉬우며 사용하기 쉬운 문서로, 행동 요령과 워크플로를 보여줍니다. 정의된 작업을 수행하기 위한 프로세스 순서도를 생성합니다. 본질적으로 SOP는 특정 작업 또는 프로세스를 완료하는 데 필요한 지침을 제공하여 정책 결과를 달성하는 데 필요한 작업과 역할을 제시합니다.
SOP는 기업이 가장 중요한 목표를 달성하기 위해 일관된 정책과 전략을 수립하는 데 도움이 될 수 있습니다. 표준 운영 절차 또는 SOP는 주어진 프로세스를 수행하는 방법을 설명하는 일련의 자세한 단계별 지침입니다.
1. 표준 운영 절차 수행내용
■ 일관된 결과를 달성하십시오: 표준 운영 절차를 사용하면 동일한 방식으로 프로세스를 완료하고 매번 올바른 결과를 얻을 수 있습니다.
■ 비용을 줄이고 생산성을 높입니다: 모든 사람이 동일한 작업을 다른 방식으로 수행하면 결국 조직은 시간과 비용이 드는 비효율성에 직면하게 됩니다. SOP를 사용하면 프로세스를 간소화하고 생산성을 높일 수 있습니다.
■ 안전한 작업 환경을 만듭니다: SOP는 안전과 관련하여 매우 유용합니다. 안전상의 위험을 최소화하면서 작업을 수행하는 표준화된 방법을 제공합니다. 이러한 방식으로 작업자는 안전하고 회사는 책임의 위험을 줄입니다.
2. 표준 운영 절차 구조
일반적인 SOP는 다음 정보를 다룹니다.
■ 제목 페이지
• 제목
• SOP ID 번호
• 문서를 만든 사람들의 이름
• 문서를 만들고 편집한 날짜
• SOP를 사용할 부서 또는 사업부
• SOP를 승인한 사람들의 서명
■ 목차
문서가 매우 긴 경우 목차를 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 직원이 즉시 필요한 섹션을 쉽게 찾을 수 있습니다.
■ 준비 정보
• SOP의 목적 및 범위
• 프로세스에 직접 관련된 사람들의 역할과 책임
• 직원이 절차를 완료하는 데 필요한 리소스 및 자료
• 공정에 사용되는 절차 또는 재료와 관련된 주의 및 경고
■ 절차 섹션
이것이 SOP의 본질입니다. 여기에서 수행해야 할 작업, 작업 순서 및 직원이 따라야 하는 방법론을 설명합니다. 여러 단계를 나열할 수 있으며 프로세스가 더 복잡한 경우 모든 활동을 자세히 설명하는 하위 단계를 포함합니다. 또한 해당하는 경우 보충 다이어그램, 이미지 또는 그림을 포함합니다. 이미지는 때때로 작업을 완료하는 방법을 설명하는 더 효과적인 방법이 될 수 있습니다.
■ 품질 관리 및 보증
직원은 다음이 포함된 이 섹션을 참조하여 사례별로 또는 시간 경과에 따라 성과를 추적할 수 있습니다.
• 특정 절차와 관련된 모범 사례
• 성능 측정 방법에 대한 지침
• 이전 결과 샘플
■ 참조 및 용어집
여기에는 절차 섹션에서 가져올 수 있는 모든 용어, 리소스 및 문서를 포함할 수 있습니다. 이것은 신입 사원을 온보딩하고 많은 개념에 익숙하지 않은 경우에 특히 유용합니다.
2. SOP 작성 및 구현 방법
1 단계: SOP 형식 결정
회사의 규모와 필요에 따라 다양한 SOP 구조 중에서 선택할 수 있습니다.
가장 일반적인 2가지 SOP 형식은 간단한 체크리스트, 자세한 계층적 체크리스트로 구분하며 다음과 같습니다.
■ 간단한 체크리스트: 이 접근 방식을 사용하면 특정 프로세스에서 수행하는 단계를 빠르게 설명 할 수 있습니다 . 이제 막 프로세스를 구축하기 시작한 신생 기업 및 소규모 팀에 더 적합합니다. 그러나 이러한 유형의 표준 운영 절차는 더 자세한 매뉴얼을 원하거나 비즈니스 프로세스를 개선하기 위해 분석을 수행하는 것이 목표인 경우 에는 좋은 생각이 아닙니다.
■ 자세한 계층적 체크리스트: 이 유형의 체크리스트에는 모든 프로세스 단계가 포함되어 있지만 프로세스를 정확하게 수행하는 방법을 설명하는 보다 자세한 하위 단계도 포함되어 있습니다. 기본적으로 누구나 프로세스를 이해하고 수행할 수 있는 방식으로 단계를 세분화하고 있습니다. 이 SOP 형식은 프로세스를 분석 하고 성능이 떨어지는 부분을 확인하는 것이 목표인 경우 유용합니다.
2 단계: 관련 이해관계자 모두 모으기
SOP 구성을 담당하는 팀을 구성할 때 프로세스와 직접 작업하는 직원을 포함해야 합니다. 결국 그들은 프로세스를 가장 잘 아는 사람들입니다.
또한 누가 표준 운영 절차를 작성할 것인지 결정해야 합니다.
프로세스에 대한 경험이 많은 회사의 누군가에게 작업을 할당하는 것이 항상 더 좋습니다.
외부 컨설턴트를 고용할 수도 있지만 그들이 업계, 회사 및 내부 운영에 대한 상당한 지식을 가지고 있는지 확인해야 합니다.
3단계: SOP 작성 목표 식별
최종 목표를 결정하면 더 나은 SOP를 구축하고 표준 운영 절차로 원하는 결과를 달성하고 있는지 이해하는 데 도움이 됩니다.
가장 일반적인 목표 중 일부는 다음과 같습니다.
• 더 나은 제품 품질 달성
• 실적이 저조한 단계 개선
• 프로세스의 효율성 증가
• 수익 개선
• 너무 느린 프로세스 속도 향상
때때로 중단된 프로세스를 수정하는 데 필요한 모든 단계는 따라하기 쉬운 방식으로 모든 단계를 자세히 설명하는 것입니다. 그러나 그 뒤에 분명한 목적이 있어야 합니다.
4단계: SOP 구조 정의
대기업에 소속되어 있는 경우 SOP는 품질 및 보증 부서 또는 다른 권위 있는 인물의 공식 승인이 필요한 보다 공식적이고 엄격한 구조를 갖게 됩니다.
그러나 신생 기업이나 소규모 조직을 운영하는 경우 팀에 적합한 한 보다 비공식적인 형식을 유지할 수 있습니다.
그러나 일단 성장하기 시작하면 더 나은 결과를 위해 보다 공식적인 구조를 따르고 싶을 수 있습니다.
5단계: SOP 범위 결정
대상 프로세스에 따라 표준 운영 절차에 여러 부서 또는 팀이 포함될 수 있습니다.
그러나 SOP가 참조로만 사용해야 하는지 또는 현재 문서에 실제로 포함해야 하는지 이해하는 것이 중요합니다.
때로는 여러 부서를 어느 정도로 참여시켜야 하는지 결정하기가 어렵습니다.
그러나 명확하게 정의된 범위가 있어야 하며 표준 운영 절차 문서를 다른 프로세스로 확장하여 목표에서 초점을 잃어서는 안 됩니다.
6단계: 스타일에 일관성 유지
최종 사용자(예: 표준 운영 절차를 사용하게 될 사람)가 보다 쉽게 사용할 수 있도록 전체 문서에서 명확하고 일관된 스타일을 유지해야 합니다.
다음은 일관된 스타일을 유지하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.
• 최종 사용자가 수행해야 하는 작업을 강조합니다. 이를 위해 더 많은 동작 동사를 사용하고 지시문의 시작 부분에 배치할 수 있습니다.
• 보풀을 쓰지 마십시오. 짧을수록 좋습니다. 결국 모든 직원은 주어진 작업을 수행하는 방법에 대한 지침을 찾고 있습니다.
• 각 단계에 대해 읽기 쉬운 설명을 작성하십시오. 직원이 취해야 할 조치를 설명한 후 추가 설명을 제공해야 할 수 있습니다. 짧고 스캔하기 쉽게 유지하십시오.
7단계: 올바른 표기법 선택(사용하는 경우)
회사에서 일할 때 회사에 특정한 표기법을 고수할 가능성이 큽니다.
그러나 사용 중인 표기법이 BPMN 또는 UML과 같이 보편적인 경우 훨씬 좋습니다.
이를 통해 처음부터 모든 것을 설명하지 않고도 회사 외부의 비즈니스 컨설턴트 및 기타 전문가와 SOP를 공유할 수 있습니다.
8단계: 프로세스의 모든 단계 포함
여기에서 직원이 특정 프로세스를 완료하기 위해 수행하는 모든 단계를 기록합니다.
프로세스 자체를 관찰하거나 프로세스에 직접 관련된 사람들과 협력하여 모든 단계를 올바른 순서로 기록했는지 확인할 수 있습니다.
이 대략적인 첫 번째 초안을 통해 일부 단계에 대해 더 자세히 설명해야 하는지 여부를 확인할 수 있습니다.
9단계: SOP의 성공을 측정하기 위한 올바른 메트릭 선택
SOP가 좋은 결과를 달성하고 있는지 이해하려면 올바른 KPI를 추적해야 합니다.
앞의 예를 따른다면 KPI는 다음과 같습니다.
• 한 달에 몇 개의 제품을 생산하고 있습니까?
• 이 중 불량품은 몇 개인가?
• 제품별 제작기간은 어떻게 되나요?
10단계: SOP 테스트
SOP가 좋은지 확인하거나 최종 편집 및 조정을 수행하기 위해 더 작은 규모로 테스트할 수 있습니다.
대상 프로세스로 작업하는 일부 직원에게 SOP를 사용하도록 요청하고 피드백을 요청하십시오.
경험이 많은 직원과 신입 직원을 모두 참여시켜 표준 운영 절차 지침이 충분히 명확한지 확인할 수 있습니다.
SOP를 쉽게 따르고 성공적으로 완료할 수 있도록 문법, 언어 및 스타일을 약간 변경해야 할 수도 있습니다.
11단계: 상사에게 SOP 검토를 요청하십시오.
대기업에서 SOP는 검토를 위해 고위 직원을 거쳐야 하며 승인되면 최종 승인을 위해 품질 보증 부서로 이동합니다.
하지만 소규모 기업이거나 스타트업이고 상사가 없다면 지금은 이 단계를 건너뛸 수 있습니다.
이것은 당신에게 또 다른 관점을 제공하고 SOP를 조립하는 동안 놓쳤을 수도 있는 것에 눈을 뜨게 할 것입니다.
12단계: 프로세스와 관련된 모든 리스크 평가
SOP를 검토하고 테스트했다면 그 과정에서 프로세스가 촉발할 수 있는 가능한 위험을 고려해야 할 때입니다.
위험할 수 있는 절차에 주의하십시오.
위험한 물질로 작업하는 것은 직원에게 위험할 수 있으며 결함이 있는 제품은 고객을 위험에 빠뜨리고 회사를 소송에 빠뜨릴 수 있습니다.
그러한 가능성을 예측하고 최소화해야 합니다.
100% 안전을 보장할 수는 없지만 적어도 위험을 최소화하기 위한 표준 절차를 갖고 일이 계획대로 진행되지 않을 때 대비할 수 있습니다.
13단계: SOP 구현
이전 단계를 모두 설정했으면 표준 운영 절차를 구현할 준비가 된 것입니다.
그리고 이러한 절차는 역동적이며 최신 트렌드를 따라잡기 위해 시간이 지남에 따라 변경된다는 점을 항상 염두에 두십시오.
또한 직원들이 쉽게 액세스할 수 있도록 SOP 문서를 배포하는 방법에 대해서도 생각해야 합니다.
14단계: SOP의 모든 잠재적 문제 식별
이제 표준 운영 절차의 개요가 있으므로 잠재적인 문제가 발생할 수 있는 부분과 프로세스를 수정해야 하는 부분을 확인할 수 있습니다.
예를 들어 제조 회사는 생산 수준이 높을 수 있지만 결과적으로 불량률이 높아집니다.
따라서 이것은 공식 SOP에서 제거해야 하는 문제입니다. 그렇지 않으면 직원들이 더 나쁜 결과를 초래하는 지시를 따를 것이기 때문입니다.
15단계: SOP의 정기적인 수정 및 업데이트 계획
환경, 비즈니스 및 프로세스가 항상 변화하고 있으므로 표준 운영 절차도 변경되어야 합니다!
SOP는 만들고 잊어버려야 하는 문서가 아니라 회사 사람들이 매일 사용하는 매뉴얼입니다. 따라서 신뢰할 수 있는 것이어야 합니다.
모든 변경 사항을 파악하고 최상의 결과를 계속 제공하려면 6개월 또는 12개월마다 SOP를 수정해야 합니다 .